Regulamin Komitetu Monitorującego Programu Współpracy INTERREG V A Brandenburgia – Polska 2014-2020

Preambuła

W celu prawidłowego, efektywnego i partnerskiego wdrażania Programu Współpracy INTERREG VA Brandenburgia – Polska 2014-2020 ustanawia się na podstawie:

  1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013, ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006,
  2. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1301/2013 w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu „Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia” oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006,
  3. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1299/2013 w sprawie przepisów szczegółowych dotyczących wsparcia z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach celu „Europejska współpraca terytorialna”,
  4. Decyzji Komisji Europejskiej nr C(2015)7300 z dnia 21 października 2015 zatwierdzającej Program Współpracy INTERREG VA Brandenburgia-Polska 2014-2020 (dalej Program Współpracy),

wspólny Komitet Monitorujący, który przyjmuje niniejszym następujący regulamin:

§ 1
Nazwa, cel ustanowienia

  1. Oficjalna nazwa Komitetu Monitorującego brzmi: „Komitet Monitorujący Programu Współpracy INTERREG VA Brandenburgia – Polska 2014-2020“ (dalej Komitet Monitorujący).
  2. Niniejszy regulamin określa tryb pracy Komitetu Monitorującego jako gremium odpowiedzialnego za wybór projektów do dofinansowania oraz monitorowanie efektywności i jakości wdrażania Programu Współpracy z uwzględnieniem strategii Europa 2020 w perspektywie finansowej 2014-2020.

§ 2
Zadania

  1. Komitet Monitorujący dokonuje wyboru projektów do dofinansowania w ramach Programu Współpracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 rozp. (UE) nr 1299/2013.
  2. Do decyzji Komitetu Monitorującego przedkładane są również istotnie zmiany w projektach. Do wiadomości Komitetu Monitorującego przedkładane są informacje o wnioskach projektowych odrzuconych na etapie oceny kwalifikowalności projektu (oceny formalnej).
  3. Bez uszczerbku dla postanowień rozp.(UE) nr 481/2014 Komitet Monitorujący ustanawia (zgodnie z art. 18 ust. 2 rozp. (UE) Nr. 1299/2013) dodatkowe zasady kwalifikowalności dla całego Programu Współpracy.
  4. Zgodnie z art. 49 rozp. (UE) nr1303/2013 Komitet Monitorujący:
    1. dokonuje przeglądu wdrażania Programu Współpracy i postępów poczynionych na drodze do osiągnięcia jego celów. Bierze przy tym pod uwagę dane finansowe, wspólne wskaźniki i wskaźniki specyficzne dla Programu Współpracy, w tym zmiany w wartości wskaźników rezultatu i postępy w osiąganiu wartości docelowych ujętych ilościowo oraz celów pośrednich określonych w ramach wykonania, o których mowa w art. 21 ust. 1 i, tam gdzie to stosowne, rezultaty analiz jakościowych,
    2. bada wszelkie kwestie, które wpływają na wykonanie Programu Współpracy, w tym wnioski z przeglądu wyników,
    3. konsultuje wszelkie zmiany Programu Wspolpracy zaproponowane przez Instytucje Zarzadzajaca po uzgodnieniu z Koordynatorem Krajowym, i jesli uzna to za konieczne, zajmie w tej sprawie stanowisko,
    4. może przedstawiać Instytucji Zarządzającej uwagi dotyczące wdrażania i ewaluacji Programu Współpracy, w tym przedsięwzięć na rzecz zmniejszenia obciążenia administracyjnego dla beneficjentów oraz monitoruje działania podjęte w następstwie tych uwag.
  5. Zgodnie zart. 110 ust. 1 rozp. (UE) nr 1303/2013 Komitet Monitorujący rozpatruje:
    1. wszelkie kwestie, które mają wpływ na wykonanie Programu Współpracy,
    2. postępy w realizacji Planu ewaluacji oraz wykorzystanie wyników ewaluacji,
    3. realizację Strategii komunikacji,
    4. działania mające na celu promowanie równouprawnienia płci, równych szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami,
    5. przedsięwzięcia mające na celu promowanie zrównoważonego rozwoju.
  6. W rozumieniu art. 110 ust.2 rozp. (UE) nr 1303/2013 Komitet Monitorujący rozpatruje i zatwierdza:
    1. metodykę i kryteria wyboru projektów,
    2. roczne i końcowe sprawozdania z wdrażania Programu Współpracy,
    3. Plan ewaluacji dla Programu Współpracy i wszelkie jego zmiany,
    4. Strategię komunikacji dla Programu Współpracy i wszelkie jej zmiany.
  7. Komitet Monitorujący przyjmuje do wiadomości regulaminy ustanowionych gremiów w zakresie Funduszu Małych Projektów.
  8. Oprócz zadań wymienionych w ustępach 1-6 Komitet Monitorujący służy jako wspólna platforma wymiany informacji na temat wszystkich kwestii związanych z wdrażaniem, oceną, kontrolą i zmianami Programu Współpracy oraz uzgodnień dotyczących działań informacyjno-promocyjnych.

§ 3
Skład i przewodnictwo

  1. W skład Komitetu Monitorującego wchodzi ośmiu członków z prawem głosu, siedmiu członków w funkcji doradczej bez prawa głosu oraz pięciu członków o statusie obserwatorów.
  2. Członkami Komitetu Monitorującego z prawem głosu są:
    1. jeden przedstawiciel Ministerstwa Sprawiedliwości, Spraw Europejskich i Ochrony Konsumentów Kraju Związkowego Brandenburgia jako Instytucja Zarządzająca Programem Współpracy
    2. jeden przedstawiciel Ministerstwa Sprawiedliwości, Spraw Europejskich i Ochrony Konsumentów Kraju Związkowego Brandenburgia, reprezentujący referat właściwy ds. stosunków Brandenburgii z Polską
    3. jeden przedstawiciel Ministerstwa Rozwoju Rzeczypospolitej Polskiej jako Koordynator Krajowy
    4. jeden przedstawiciel Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego
    5. po jednym przedstawicielu Euroregionów (część niemiecka i polska) Pro Europa Viadrina i Sprewa-Nysa-Bóbr (łącznie 4 przedstawicieli).
  3. Członkami Komitetu Monitorującego w funkcji doradczej bez prawa głosu (partnerami w rozumieniu art. 5 rozp. (UE) nr 1303/2014) są:
    1. jeden przedstawiciel Izby Przemysłowo-Handlowej (IPH) Ostbrandenburg we Frankfurcie nad Odrą, IPH w Cottbus, Izby Rzemieślniczej (IRz) we Frankfucie nad Odrą i IRz w Cottbus
    2. jeden przedstawiciel Lubuskiego Sejmiku Gospodarczego w Zielonej Górze
    3. jeden przedstawiciel Niemieckiej Organizacji Związków Zawodowych, Okręg Berlin-Brandenburgia, DGB Region Wschodnia Brandenburgia
    4. jeden przedstawiciel Lubuskiego Związku Organizacji Pozarządowych w Zielonej Górze
    5. jeden przedstawiciel niemieckich organizacji na rzecz ochrony środowiska i krajobrazu z Brandeburgii i Berlina
    6. jeden przedstawiciel Ligi Ochrony Przyrody – Zarząd Okręgu w Zielonej Górze
    7. jeden przedstawiciel Komisji Europejskiej; w razie potrzeby Komisja Europejska może zgłosić dalszych przedstawicieli.
  4. Członkami Komitetu Monitorującego o statusie obserwatorów są:
    1. jeden przedstawiciel Banku Inwestycyjnego Kraju Związkowego Brandenburgia jako Instytucja kontraktująco-wypłacająca, niemiecki kontroler z art. 23 rozp. (UE) nr 1299/2013)
    2. jeden przedstawiciel Wojewody Lubuskiego jako polski kontroler z art. 23 rozp. (UE) nr 1299/2013
    3. jeden przedstawiciel Ministerstwa Sprawiedliwości, Spraw Europejskich i Ochrony Konsumentów Kraju Związkowego Brandenburgia jako Koordynator funduszy EFSI w Brandenburgii
    4. jeden przedstawiciel Ministerstwa Rozwoju Rzeczypospolitej Polskiej jako Koordynator funduszy EFSI w Polsce
    5. jeden przedstawiciel Ministerstwa Finansów Rzeczypospolitej Polskiej jako polski członek w grupie audytorów.
  5. Instytucje wymienione w § 3 ust. 2 mogą delegować na posiedzenie Komitetu Monitorującego każdorazowo do dwóch przedstawicieli. Zasada ta nie dotyczy przedstawicieli Instytucji Zarządzającej i Koordynatora Krajowego uprawnionych, jeśli istnieje taka konieczność, do delegowania większej liczby przedstawicieli, przy czym tylko jeden z nich jest uprawniony do głosowania. Instytucje wymienione w § 3 ust. 3 i 4 mogą delegować na posiedzenie Komitetu Monitorującego każdorazowo po jednym przedstawicielu.
  6. W szczególnych i uzasadnionych przypadkach Przewodniczący Komitetu Monitorującego może na wniosek członków wymienienionych w ustępach 2 i 3 zaprosić na dane posiedzenie dodatkowych ekspertów w charakterze doradców, bądź proponować udział innych osób w danym posiedzeniu, o ile jest to uzasadnione.
  7. Imiona i nazwiska wszystkich członków należy przekazać Instytucji Zarządzającej. Dla każdego członka należy wyznaczyć zastępcę. Wszelkie zmiany w tym zakresie należy niezwłocznie zgłaszać Wspólnemu Sekretariatowi.
  8. Instytucje delegujące swoich przedstawicieli mają na uwadze możliwie równą reprezentację kobiet i mężczyzn.
  9. Zgodnie z art. 48 ust. 2rozp. (UE) nr 1303/2013 aktualna lista członków Komitetu Monitorującego jest publikowana na stronach internetowych Programu Współpracy.
  10. Przewodnictwo w Komitecie Monitorującym sprawuje na zmianę strona niemiecka i strona polska. Uzgadnia się następującą rotację obejmującą poszczególne lata: 2015/16 – Instytucja Zarządzająca , 2017 – Koordynator Krajowy, 2018 – Instytucja Zarządzająca , 2019 – Koordynator Krajowy, 2020 – Instytucja Zarządzająca, 2021 – Koordynator Krajowy, 2022 – Instytucja Zarządzająca, 2023 – Koordynator Krajowy, 2024 – Instytucja Zarządzająca.
  11. Przedstawiciel strony niesprawującej w danym roku przewodnictwa w Komitecie Monitorującym pełni podczas posiedzeń rolę Współprzewodniczącego Komitetu Monitorującego.
  12. Reprezentowanie Komitetu Monitorującego przed innymi instytucjami leży w gestii Przewodniczącego Komitetu Monitorującego w porozumieniu ze Współprzewodniczącym, przy czym zasadę rotacji, o której mowa w ust. 9, stosuje się odpowiednio.

§ 4
Sekretariat Komitetu Monitorującego

Funkcję sekretariatu Komitetu Monitorującego pełni Wspólny Sekretariat. Jest on odpowiedzialny w szczególności za organizację posiedzeń, przygotowanie materiałów na posiedzenia oraz protokołów z posiedzeń.

§ 5
Tryb i sposób pracy

  1. Posiedzenia Komitetu Monitorującego odbywają się przynajmniej raz w roku na zaproszenie Przewodniczącego. Terminy posiedzeń uzgadniane są między Instytucją Zarządzającą i Koordynatorem Krajowym.
  2. Zaproszenia i porządki obrad przekazywane są członkom Komitetu Monitorującego pocztą elektroniczną na trzy tygodnie przed terminem posiedzenia, natomiast materiały na posiedzenie udostępniane są na dwa tygodnie przed tym terminem. Propozycje dotyczące uzupełnienia porządku obrad należy przekazywać do Wspólnego Sekretariatu w terminie do dwóch tygodni przed posiedzeniem. Propozycje dotyczące uczestnictwa w posiedzeniu innych osób niż członkowie Komitetu Monitorującego należy zgłaszać do Wspólnego Sekretariatu co najmniej dwa tygodnie przed terminem posiedzenia. Decyzje w sprawie propozycji dotyczących porządku obrad bądź udziału w posiedzeniu innych osób podejmuje Przewodniczący Komitetu Monitorującego.
  3. W razie uzasadnionej potrzeby Przewodniczący Komitetu Monitorującego może zwołać dodatkowe posiedzenia Komitetu Monitorującego, w szczególności z inicjatywy Instytucji Zarządzającej lub Koordynatora Krajowego, lub jeśli domaga się tego co najmniej trzech członków z prawem głosu. W takich przypadkach zaproszenia i dokumentacja merytoryczna przekazywane są co najmniej dwa tygodnie przed terminem posiedzenia.
  4. Zaproszenia, porządki obrad oraz materiały na posiedzenie udostępniane są członkom Komitetu Monitorującego w języku niemieckim i polskim.
  5. W tym celu Wspólny Sekretariat utworzy na stronie internetowej Programu Współpracy specjalną strefę członkowską, chronioną hasłem i dostępną wyłącznie dla członków Komitetu Monitorującego oraz ich zastępców. Wspólny Sekretariat może po konsultacji z Instytucją Zarządzającą przyznać prawa dostępu do tej strefy także innym instytucjom, np. brandenburskiemu Ministerstwu Finansów jako Instytucji Audytowej, w celu zapewnienia sprawnego monitorowania i realizacji Programu Współpracy. W takim przypadku Komitet Monitorujący otrzyma stosowną informację.
  6. Udostępnienie dokumentów przez Wspólny Sekretariat (za wyjątkiem zaproszeń) odbywa się poprzez umieszczenie ich w strefie członkowskiej. Członkowie Komitetu Monitorującego informowani są o udostępnieniu dokumentów w strefie pocztą elektroniczną. Obowiązek Wspólnego Sekretariatu dotyczący przekazywania dokumentacji uważa się za spełniony w momencie terminowego udostępnienia dokumentów w strefie. Członkowie Komitetu Monitorującego zobowiązani są do pobrania dokumentów w formie elektronicznej. Kwestia poufnego traktowania przekazywanych materiałów regulowana jest w momencie przekazania członkom danych dostępowych.
  7. Posiedzenia Komitetu Monitorującego nie są otwarte dla publiczności. Członkowie Komitetu i inne osoby biorące udział w jego posiedzeniu, są zobowiązani do poufnego traktowania informacji, które otrzymali jako członkowie/uczestnicy posiedzenia Komitetu – również po wygaśnięciu ich mandatów. Obowiązek ten nie dotyczy ich w stosunku do instytucji, którą reprezentują w Komitecie Monitorującym.
  8. Jeśli w przypadku danego projektu niemożliwe jest zachowanie bezstronności przez któregoś z członków Komitetu Monitorującego z prawem głosu, zobowiązany jest on do niekorzystania ze swojego prawa do głosowania. Fakt ten należy zgłosić Przewodniczącemu przed rozpoczęciem posiedzenia. Decyzję w tej sprawie może podjąć Komitet Monitorujący.
  9. W celu zapewnienia aktywnego udziału wszystkich partnerów oraz wykluczenia nieporozumień posiedzenia Komitetu Monitorującego odbywają się równocześnie w języku niemieckim i polskim. Posiedzenia Komitetu są również nagrywane.
  10. Przewodniczący Komitetu Monitorującego otwiera i zamyka posiedzenie, kieruje dyskusją, udziela głosu, poddaje kwestie pod głosowanie, podsumowuje ustalenia i ogłasza decyzje.
  11. Z każdego posiedzenia Komitetu Monitorującego Wspólny Sekretariat sporządza protokół w języku niemieckim i polskim. Protokół zawiera w szczególności podjęte na spotkaniu decyzje. Projekt protokołu przekazywany jest po posiedzeniu członkom Komitetu Monitorującego w celu umożliwienia zajęcia stanowiska. Stanowiska przekazywane są w okresie dwóch tygodni. W miarę możliwości protokół jest jednak podpisywany przez Przewodniczącego i Współprzewodniczącego bezpośrednio po posiedzeniu.
  12. Przygotowanie i przeprowadzenie posiedzeń Komitetu Monitorującego oraz realizacja jego postanowień – wraz z niezbędnymi usługami tłumaczeniowymi – finansowane są ze środków Pomocy Technicznej Programu Współpracy.
  13. Koszty podróży i noclegów ponoszone w związku z uczestnictwem w posiedzeniach Komitetu przez członków Komitetu Monitorującego wymienionych w § 3 ust. 2 i 4 pokrywane są przez instytucje, które reprezentują. Członkowie wymienieni w § 3 ust. 3 mogą wnioskować do Wspólnego Sekretariatu o zwrot tych kosztów zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi podróży służbowych.”

§ 6
Podejmowanie uchwał i wybór projektów

  1. Komitet Monitorujący podejmuje decyzje w drodze uchwały.
  2. Przy wyborze projektów Komitet Monitorujący bierze pod uwagę rezultaty przeprowadzonej wcześniej zgodnie z zasadami przyjętymi w Podręczniku Beneficjenta oceny kwalifikowalności oraz oceny merytorycznej wniosków, które Wspólny Sekretariat podsumowuje i przedstawia w przekazywanym członkom dokumencie pod nazwą „podstawa decyzji”. Komitetowi Monitorującemu mogą zostać przedłożone inne niezbędne dokumenty (np. wniosek projektowy).
  3. W wyniku podjętej uchwały projekt może zostać wybrany do dofinansowania (z warunkami lub bez) lub odrzucony z podaniem uzasadnienia.
  4. Komitet Monitorujący jest zdolny do podejmowania uchwał, jeśli wszyscy członkowie z prawem głosu wymienieni w §3 ust. 2 zostali prawidłowo powiadomieni o posiedzeniu, oraz gdy przynajmniej połowa z nich jest na nim obecna.
  5. Proces podejmowania decyzji odbywa się zgodnie z zasadą partnerstwa i dochodzenia do konsensusu. W przypadku braku możliwości osiągnięcia konsensusu uchwały Komitetu Monitorującego podejmowane są zwykłą większością głosów oddanych przez uprawnionych członków lub ich zastępców. Głosy wstrzymujące się nie są brane pod uwagę.
  6. W przypadku pilnych kwestii, które niekoniecznie wymagają przeprowadzenia posiedzenia Komitetu Monitorującego, Przewodniczący Komitetu Monitorującego może zlecić Wspólnemu Sekretariatowi wszczęcie procesu podejmowania uchwały w drodze procedury pisemnej – tzw. procedury obiegowej. Wniosek o wszczęcie takiej procedury może złożyć każdy członek Komitetu Monitorującego z prawem głosu, wymieniony w §3 ust. 2. O wszczęciu procedury wszyscy członkowie Komitetu Monitorującego informowani są co do zasady pocztą elektroniczną. Dokumenty dotyczące przedmiotu procedury udostępniane są w strefie członkowskiej na stronie internetowej Programu Współpracy. Członkowie Komitetu mogą oddawać swoje głosy w terminie określonym w informacji o wszczęciu postępowania. Postanowienia ust. 5 oraz § 5 ust. 11 stosuje się odpowiednio.

§ 7
Zmiany regulaminu, wejście w życie, okres obowiązywania

  1. Komitet Monitorujący może postanawiać o zmianach niniejszego regulaminu. W przypadku głosowania nad wnioskami o zmianę regulaminu postanowienia § 6 ust. 5 stosuje się odpowiednio. Wprowadzane zmiany nie mogą naruszać postanowień rozporządzeń UE dotyczących komitetów monitorujących.
  2. Regulamin został przyjęty na posiedzeniu Komitetu Monitorującego w dniu 3.12.2015 i wchodzi tym samym w życie.
  3. Działalność Komitetu Monitorującego rozpoczyna się w dniu 3.12.2015 i kończy się w dniu posiedzenia zatwierdzającego raport końcowy z wdrażania Programu Współpracy. Dzień ten kończy również okres obowiązywania niniejszego regulaminu.