Geschäftsordnung

Geschäftsordnung des Begleitausschusses für das Kooperationsprogramm INTERREG V A Brandenburg – Polen 2014-2020

Präambel

Auf der Grundlage:

  1. der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates mit gemeinsamen Bestimmungen über den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds, den Kohäsionsfonds, den Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums und den Europäischen Meeres- und Fischereifonds sowie mit allgemeinen Bestimmungen über den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds, den Kohäsionsfonds und den Europäischen Meeres- und Fischereifonds und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 des Rates
  2. der Verordnung (EU) Nr. 1301/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates über den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung und mit besonderen Bestimmungen hinsichtlich des Ziels “Investitionen in Wachstum und Beschäftigung” und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1080/2006
  3. der Verordnung (EU) Nr. 1299/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates mit besonderen Bestimmungen zur Unterstützung des Ziels “Europäische territoriale Zusammenarbeit” aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung
  4. der Entscheidung der Kommission Nr. C (2015) 7300 vom 21. Oktober 2015 zur Genehmigung des Kooperationsprogramms INTERREG V A Brandenburg – Polen 2014-2020 (im Weiteren: Kooperationsprogramm)

wird zur effektiven, ordnungsgemäßen und partnerschaftlichen Durchführung des Kooperationsprogramms INTERREG VA Brandenburg – Polen 2014-2020 ein gemeinsamer Begleitausschuss eingesetzt. Der Begleitausschuss gibt sich die nachfolgende Geschäftsordnung:

§ 1
Name, Zweck

  1. Der Begleitausschuss trägt den Namen „Begleitausschuss für das Kooperationsprogramm INTERREG VA Brandenburg – Polen 2014-2020“ (hier kurz: Begleitausschuss).
  2. Mit dieser Geschäftsordnung wird die Arbeitsweise des Begleitausschusses als verantwortliches Gremium für die Auswahl der Projekte zur Förderung sowie die Begleitung der Effizienz und Qualität der Durchführung des Kooperationsprogramms unter Berücksichtigung der Strategie Europa 2020 in der Förderperiode 2014-2020 geregelt.

§ 2
Aufgaben

  1. Der Begleitausschuss wählt i.S.v. Art. 12 Abs. 1 der VO (EU) Nr. 1299/2013 die Projekte für die Förderung im Rahmen des Kooperationsprogramms aus.
  2. Dem Begleitausschuss werden auch wesentliche Projektänderungen zur Entscheidung vorgelegt. Er wird auch über die bei der Förderfähigkeitsprüfung (formale Prüfung) abgelehnten Projektanträge unterrichtet.
  3. Unbeschadet der VO (EU) Nr. 481/2014 legt der Begleitausschuss (gemäß Art. 18 Abs. 2 der VO (EU) Nr. 1299/2013) für das Kooperationsprogramm als Ganzes zusätzliche Regeln für die Förderfähigkeit von Ausgaben fest.
  4. Gemäß Art. 49 der VO (EU) Nr. 1303/2013:
    1. prüft der Begleitausschuss die Durchführung des Kooperationsprogramms und die Fortschritte beim Erreichen der Ziele. Dabei stützt er sich auf die Finanzdaten, auf gemeinsame und programmspezifische Indikatoren, einschließlich Änderungen beim Wert der Ergebnisindikatoren und des Fortschritts bei quantifizierten Zielwerten, sowie auf die im Leistungsrahmen festgelegten Etappenziele nach Artikel 21 Absatz 1 und gegebenenfalls die Ergebnisse qualitativer Analysen.
    2. untersucht der Begleitausschuss alle Probleme, die sich auf die Leistung des Kooperationsprogramms auswirken, einschließlich der Schlussfolgerungen aus den Leistungsüberprüfungen.
    3. wird der Begleitausschuss zu etwaigen, von der Verwaltungsbehörde – nach Abstimmung mit dem Landeskoordinator – vorgeschlagenen Änderungen des Kooperationsprogramms konsultiert und nimmt dazu, sofern er dies für erforderlich hält, Stellung.
    4. kann der Begleitausschuss der Verwaltungsbehörde hinsichtlich der Durchführung und Bewertung des Kooperationsprogramms, einschließlich von Maßnahmen zur Verringerung des Verwaltungsaufwands der Begünstigten, Anmerkungen übermitteln. Der Begleitausschuss begleitet die infolge seiner Anmerkungen ergriffenen Maßnahmen.
  5. Gemäß Art. 110 Abs. 1 der VO (EU) Nr. 1303/2013 prüft der Begleitausschuss:
    1. Probleme, die sich auf die Leistung des Kooperationsprogramms auswirken;
    2. die Fortschritte bei der Umsetzung des Bewertungsplans und des Follow-up zu den bei der Bewertung gemachten Feststellungen;
    3. die Umsetzung der Kommunikationsstrategie;
    4. die Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung von Männern und Frauen, der Chancengleichheit und der Nichtdiskriminierung, einschließlich Barrierefreiheit für Personen mit einer Behinderung;
    5. die Maßnahmen zur Förderung einer nachhaltigen Entwicklung;
  6. I.S.v. Art. 110 Abs. 2 der VO (EU) Nr. 1303/2013 prüft und genehmigt der Begleitausschuss:
    1. die für die Auswahl der Projekte verwendete Methodik und Kriterien;
    2. die jährlichen und abschließenden Durchführungsberichte;
    3. den Bewertungsplan für das Kooperationsprogramm sowie dessen etwaige Änderungen;
    4. die Kommunikationsstrategie für das Kooperationsprogramm sowie etwaige Änderungen der Strategie;
  7. Der Begleitausschuss nimmt die Geschäftsordnung der eingerichteten zuständigen Gremien für den Kleinprojektefonds zur Kenntnis.
  8. Über die Aufgaben gemäß Absätzen 1-6 dieser Bestimmung hinaus dient der Begleitausschuss als gemeinsame Plattform zum Informationsaustausch über alle Fragen der Durchführung, Bewertung, Kontrolle und Anpassung des Kooperationsprogramms sowie der Abstimmung von Informations- und Publizitätsmaßnahmen.

§ 3
Zusammensetzung, Vorsitz

    1. Der Begleitausschuss setzt sich aus acht stimmberechtigten Mitgliedern, sieben nicht stimmberechtigten Mitgliedern mit beratender Funktion und fünf Mitglieder mit Beobachterstatus zusammen.
    2. Stimmberechtigte Mitglieder des Begleitausschusses sind:
      1. ein VertreterIn des Ministeriums der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz des Landes Brandenburg als Verwaltungsbehörde des Kooperationsprogramms
      2. ein VertreterIn des Ministeriums der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz des Landes Brandenburg aus dem für die Beziehungen Brandenburgs zu Polen zuständigen Referat
      3. ein VertreterIn des Ministeriums für Entwicklung der Republik Polen als Landeskoordinator
      4. ein VertreterIn des Marschallamtes der Wojewodschaft Lubuskie
      5. je ein VertreterIn aus den Euroregionen (deutscher und polnischer Teil) Pro Europa Viadrina und Spree-Neiße-Bober (insgesamt 4 VertreterInnen)
    3. Nicht stimmberechtigte Mitglieder des Begleitausschusses mit beratender Funktion (Partner i.S.v. Art. 5 der VO (EU) Nr. 1303/2014) sind:
      1. ein VertreterIn der IHK Ostbrandenburg Frankfurt (Oder), IHK Cottbus, HwK Frankfurt (Oder) und HwK Cottbus
      2. ein VertreterIn der Wirtschaftsverbandes Lubuskie in Zielona Góra
      3. ein VertreterIn des Deutschen Gewerkschaftsbundes Bezirk Berlin-Brandenburg, DGB Region Ostbrandenburg
      4. ein VertreterIn des NGO-Verbundes Lubuskie in Zielona Góra
      5. ein VertreterIn der Umwelt- und Landschaftspflegeverbände Brandenburg/Berlin
      6. ein VertreterIn der Umweltschutzliga – Geschäftsstelle in Zielona Góra
      7. ein VertreterIn der Europäischen Kommission; im Bedarfsfall kann die Europäische Kommission weitere Vertreter entsenden.
    4. Mitglieder des Begleitausschusses mit Beobachterstatus sind:
      1. ein VertreterIn der InvestitionsBank des Landes Brandenburg als Bewilligungs- und Auszahlungsstelle, deutscher Art. 23-Prüfer
      2. ein VertreterIn des Wojewoden von Lubuskie als polnischer Art. 23- Prüfer
      3. ein VertreterIn des Ministeriums der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz des Landes Brandenburg als Koordinierungsstelle ESIF-Förderung in Brandenburg
      4. ein VertreterIn des Ministeriums für Entwicklung der Republik Polen als Koordinierungstelle ESIF-Förderung in Polen
      5. ein VertreterIn des Ministeriums der Finanzen der Republik Polen als polnisches Mitglied in der Prüfergruppe
      6. ein VertreterIN der Regionalen Kontaktstelle.
    5. Die in § 3 Ziff. 2 genannten Institutionen können zur Sitzung des Begleitausschusses jeweils bis zu zwei Vertreter entsenden. Diese Regelung findet für die Vertreter der Verwaltungsbehörde und des Landeskoordinators keine Anwendung. Diese haben das Recht, mehrere Vertreter zu entsenden, soweit dies erforderlich ist, wobei nur einer von ihnen stimmberechtigt ist. Die in § 3 Ziff. 3 und 4 genannten Institutionen können zur Sitzung des Begleitausschusses jeweils einen Vertreter entsenden.
    6. In Einzelfällen und bei Bedarf kann der Vorsitzende des Begleitausschusses auf Antrag eines unter Ziffern 2 und 3 genannten Mitglieds ExpertInnen in beratender Funktion zu den jeweiligen Sitzungen beiziehen bzw. TeilnehmerInnen bei einzelnen Sitzungen vorschlagen, sofern dies zweckmäßig erscheint.
    7. Alle Mitglieder sind der Verwaltungsbehörde namentlich zu benennen. Veränderungen werden dem Gemeinsamen Sekretariat unverzüglich schriftlich mitgeteilt. Für jedes Mitglied ist ein/e StellvertreterIn zu bestimmen.
    8. Die entsendenden Institutionen sorgen für eine möglichst ausgewogene Beteiligung von Frauen und Männern.
    9. Gemäß Art. 48 Abs. 2 der VO (EU) Nr. 1303/2013 wird die jeweils aktuelle Liste der Mitglieder des Begleitausschusses auf der Internetseite des Programms veröffentlicht.
    10. Der Vorsitz im Begleitausschuss alterniert zwischen der deutschen und der polnischen Seite. Es wird folgende jährliche Rotation vereinbart: 2015/16 – Verwaltungsbehörde, 2017 –Landeskoordinator, 2018 – Verwaltungs-behörde, 2019 – Landeskoordinator, 2020 –Verwaltungsbehörde, 2021 – Landeskoordinator, 2022 –Verwaltungsbehörde, 2023 – Landeskoordinator, 2024 –Verwaltungsbehörde.
    11. Der Vertreter der Seite, die in einem Jahr keinen Vorsitz im Begleitausschuss innehat, ist in den Sitzungen Ko-Vorsitzende/r des Begleitausschusses.
    12. Die Außenvertretung des Begleitausschusses obliegt dem/der jeweiligen Vorsitzenden des Begleitausschusses in Abstimmung mit dem/der jeweils alternierenden Ko-Vorsitzenden, wobei das in Ziff. 9 genannte Rotationsprinzip entsprechend Anwendung findet.

§ 4
Sekretariat des Begleitausschusses

Das Sekretariat des Begleitausschusses wird vom Gemeinsamen Sekretariat wahrgenommen. Das Sekretariat ist insbesondere für die Organisation der Sitzungen des Begleitausschusses, die Ausarbeitung der Sitzungsunterlagen und der Protokolle zu den Sitzungen verantwortlich.

§ 5
Arbeitsweise

      1. Der Begleitausschuss trifft mindestens einmal im Jahr auf Einladung des/der Vorsitzenden zusammen. Die Sitzungstermine werden zwischen der Verwaltungsbehörde und dem Landeskoordinator abgestimmt.
      2. Einladungen und Tagesordnung werden den Mitgliedern des Begleitausschusses drei Wochen, vor dem Sitzungstermin per E-Mail übermittelt. Sitzungsunterlagen werden zwei Wochen vor dem Sitzungstermin zur Verfügung gestellt. Wünsche für Ergänzungen zur Tagesordnung sind dem Gemeinsamen Sekretariat bis zu zwei Wochen vor dem Sitzungstermin bekannt zu geben. Vorschläge für die Teilnahme von anderen Personen als Mitgliedern des Begleitausschusses müssen dem Gemeinsamen Sekretariat mindestens zwei Wochen vor dem Sitzungstermin zugeleitet werden. Entscheidungen zu Vorschlägen bezüglich der Tagesordnung bzw. der Teilnahme von anderen Personen an der Sitzung werden vom Vorsitzenden des Begleitausschusses getroffen.
      3. Der Vorsitzende des Begleitausschusses kann bei entsprechendem Beratungsbedarf, insbesondere auf Initiative der Verwaltungsbehörde oder des Landeskoordinators oder wenn mindestens drei stimmberechtigte Mitglieder dieses verlangen, zusätzliche Sitzungen des Begleitausschusses einberufen. Die Einladung zu einer solchen Sitzung muss mindestens zwei Wochen vor dem Termin bei gleichzeitiger Übersendung der Sitzungsunterlagen erfolgen.
      4. Einladungen, Tagesordnungen, Sitzungsunterlagen und andere Dokumente werden den Mitgliedern in deutscher und polnischer Sprache zur Verfügung gestellt.
      5. Zu diesem Zweck wird auf der Internetseite des Programms durch das Gemeinsame Sekretariat ein passwortgeschützter Bereich eingerichtet, der nur für die Mitglieder und Beobachter des Begleitausschusses sowie deren Stellvertretern/innen zugänglich ist. Es kann in Abstimmung mit der Verwaltungsbehörde weiteren Stellen zur Sicherstellung einer funktionsfähigen Programmbegleitung und -durchführung, z.B. dem Ministerium der Finanzen als Prüfbehörde, den Zugang zu diesem Bereich gewähren. Der Begleitausschuss wird darüber informiert.
      6. Die Bereitstellung von Unterlagen durch das Gemeinsame Sekretariat (bis auf die Einladungen) erfolgt durch Einstellung in den passwortgeschützten Bereich. Die Mitglieder des Begleitausschusses werden per E-Mail über die Einstellung von Dokumenten unterrichtet. Die Pflichten des Gemeinsamen Sekretariats gelten mit der termingerechten Einstellung als erfüllt. Die Mitglieder des Begleitausschusses sind für die Abrufung der Unterlagen selbst verantwortlich. Die vertrauliche Behandlung der Unterlagen wird bei der Übergabe der Zugangsdaten geregelt.
      7. Die Sitzungen des Begleitausschusses sind nicht öffentlich. Die Mitglieder sowie ggf. andere Teilnehmer des Begleitausschusses sind zur Vertraulichkeit verpflichtet bezüglich der erhaltenen Informationen als Mitglied/Teilnehmer des Begleitausschusses sowie auch nach Beendigung ihres Mandats. Dies gilt nicht gegenüber der Institution, die sie im Begleitausschuss vertreten.
      8. Die stimmberechtigten Mitglieder des Begleitausschusses sind dazu verpflichtet, bei Befangenheit zu einzelnen Projekten ihr Stimmrecht nicht auszuüben. Sie haben dies vor Sitzungsbeginn dem Vorsitzenden bekannt zu geben. Darüber kann der Begleitausschuss entscheiden.
      9. Die Sitzungen des Begleitausschusses werden gleichzeitig in deutscher und polnischer Sprache geführt, um eine aktive Mitwirkung aller Partner zu gewährleisten und um Missverständnisse auszuschließen. Sie werden auch akustisch aufgezeichnet.
      10. Der/die Vorsitzende eröffnet und schließt die Sitzungen, leitet die Diskussion, erteilt das Wort, stellt Fragen zur Abstimmung, fasst Ergebnisse zusammen und verkündet Entscheidungen.
      11. Über alle Sitzungen wird vom Gemeinsamen Sekretariat ein Protokoll in deutscher und polnischer Sprache angefertigt. Das Protokoll beinhaltet insbesondere die in der Sitzung getroffenen Entscheidungen. Der Protokollentwurf wird nach der Sitzung an die Mitglieder des Begleitausschusses mit der Möglichkeit zur Stellungnahme übermittelt. Die Stellungnahmefrist beträgt zwei Wochen. Nach Möglichkeit wird das Protokoll jedoch unmittelbar nach der Sitzung vom Vorsitzenden und dem Ko-Vorsitzenden unterschrieben.
      12. Zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Sitzungen, einschließlich der erforderlichen Übersetzungsleistungen, werden Mittel der Technischen Hilfe des Programms in Anspruch genommen.
      13. Die im Zusammenhang mit der Teilnahme an den Sitzungen des Begleitausschusses anfallenden Reise- und Übernachtungskosten der in § 3 Ziff. 2 und 4 genannten Mitglieder werden von den jeweiligen entsendenden Institutionen getragen. Den in § 3 Ziff. 3 genannten Mitgliedern können diese Kosten auf Antrag – zu stellen im Gemeinsamen Sekretariat – erstattet werden. Die beantragten Kosten entsprechen den jeweils nationalen Reisekostenvorschriften.

§ 6
Beschlussfassung und Projektauswahl

      1. Der Begleitausschuss entscheidet durch Beschluss.
      2. Bei Beschlüssen über die Förderung von Projekten stützt sich der Begleitausschuss auf die Ergebnisse einer im Vorfeld und gemäß den Bestimmungen des Förderhandbuches vorgenommenen Prüfung der Förderfähigkeit sowie einer fachlich-inhaltlichen Bewertung der Anträge, die in einer vom Gemeinsamen Sekretariat übermittelten Entscheidungsvorlage zusammengefasst sind. Dem Begleitausschuss können weitere notwendige Unterlagen (z.B. der Projektantrag) zur Verfügung gestellt werden.
      3. Infolge einer Beschlussfassung kann ein Projekt zur Förderung ausgewählt (mit oder ohne Auflagen) oder mit Begründung abgelehnt werden.
      4. Der Begleitausschuss ist beschlussfähig, wenn alle stimmberechtigten Mitglieder gem. § 3 Ziffer 2 ordnungsgemäß geladen und von diesen mindestens die Hälfte in der Sitzung anwesend sind.
      5. Der Prozess der Entscheidungsfindung erfolgt in partnerschaftlicher Weise und besteht darin, einen Konsens zu erreichen. Ist kein Konsens in Aussicht werden die Beschlüsse des Begleitausschusses mit einfacher Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder oder ihrer Stellvertreter gefasst. Stimmenthaltungen gehen nicht in das Votum ein.
      6. Bei dringlichen Einzelfragen, die eine Sitzung des Begleitausschusses nicht zwangsläufig rechtfertigen, kann der/die Vorsitzende des Begleitausschusses das Gemeinsame Sekretariat beauftragen, ein schriftliches Verfahren der Beschlussfassung einzuleiten. Dieses Verfahren kann von jedem stimmberechtigten Mitglied im Sinne des § 3 Ziffer 2 beantragt werden. Die Einleitung des Verfahrens erfolgt regelmäßig mit elektronischer Post an alle Mitglieder des Begleitausschusses. Die erforderlichen Unterlagen werden im passwortgeschützten Bereich auf der Internetseite des Programms bereitgestellt. Die Mitglieder können innerhalb einer zu setzenden Frist über den Sachverhalt abstimmen. Dabei gelten die Bestimmungen der Ziffer 5 sowie des § 5 Ziff. 11 entsprechend.

§ 7
Änderungen, Inkrafttreten und Geltungsdauer

    1. Der Begleitausschuss kann Änderungen dieser Geschäftsordnung beschließen. Für Abstimmungen über Anträge zur Änderung der Geschäftsordnung gelten die Bestimmungen des § 6 Ziffer 5 entsprechend. Die Vorgaben aus den EU-Verordnungen mit Relevanz für den Begleitausschuss bleiben davon unberührt.
    2. Die vorliegende Geschäftsordnung wurde in der Sitzung des Begleitausschusses am 3.12.2015 angenommen und tritt damit in Kraft.
    3. Die Tätigkeit des Begleitausschusses beginnt am 3.12.2015 und endet mit der Beratung und der Billigung des Abschlussberichts über das Programm. Mit diesem Datum endet auch die Geltungsdauer dieser Geschäftsordnung.